Documentação

1 Começar

Como entrar

1. Abra o endereço da sua empresa (o nome da empresa seguido de .forsnaps.com) no navegador ou na app móvel.
2. Introduza o e-mail e a palavra-passe e clique em «Iniciar sessão».
3. Entra no menu inicial, com as aplicações a que o seu perfil tem acesso.

2 Menu inicial, perfis e navegação

Depois de entrar vê o menu inicial: uma grelha de aplicações, como o ecrã de um telemóvel. Cada mosaico abre uma aplicação. O que aparece depende do perfil — um funcionário de obra vê o que precisa no dia a dia; o escritório vê a gestão.

Os perfis

Como se anda na aplicação

• Pesquisar uma aplicação — com o menu aberto, comece a escrever: a grelha filtra à medida que escreve, Enter abre o primeiro resultado, Esc limpa.
• Voltar — dentro de uma aplicação, a seta no canto superior esquerdo recua um nível; o nome da aplicação ao lado leva ao menu dela.
• Menu lateral — nas aplicações com vários menus (Obras, Funcionários, Formação) o menu fica à esquerda e pode encolher-se.
• Barra do topo — o ponto verde ou vermelho é o relógio de ponto (verde = entrada picada); o balão mostra as mensagens e notificações; o separador «AI» na margem direita abre o assistente.
• Vistas — muitas listas têm botões no canto direito para alternar entre quadro, lista, calendário ou gráfico.

3 Ponto, férias e ausências

Picar o ponto

• Na app móvel — toque em «Entrada» ao chegar à obra e em «Saída» ao sair. A picagem guarda a hora, a localização e a obra.
• Sem rede — o ponto fica guardado no telemóvel e é enviado quando a ligação voltar. Entra como presença offline e só conta depois de o Gestor de Obra a aprovar.
• No computador — o relógio na barra do topo pica a entrada e a saída sem sair do que está a fazer.
• Dispositivo fixo na obra — a empresa pode deixar um tablet em cada estaleiro (Obras → Configuração → Dispositivos de Picagem).

Cada picagem fica ligada à obra onde o funcionário está, e as horas aparecem depois em Obras → Horas Imputadas à Obra (ver secção 8).

Pedir férias ou justificar uma ausência

1. Abra Os Meus Pedidos e clique em «Novo».
2. Escolha a categoria Férias ou Ausências e Faltas, indique o período e, se quiser, uma nota ou um comprovativo (baixa médica, por exemplo).
3. Clique em «Enviar Pedido». O pedido chega à equipa de RH em Gestão de Pedidos.
4. Recebe uma notificação com a decisão. Se for aprovado, a ausência fica logo no calendário de ausências.

4 Os Meus Pedidos — o balcão único

Precisa de uma declaração, de capacetes novos, de uma máquina para a semana que vem, ou de reportar uma avaria? Tudo o que depende do escritório passa por Os Meus Pedidos. Não há e-mails nem papéis perdidos: cada pedido tem um estado e avisa-o quando muda.

Abrir um pedido

1. Em Os Meus Pedidos, clique em «Novo».
2. Escreva o assunto, escolha a categoria (Férias, Ausências e Faltas, EPI e Fardamento, Documentos, Equipamento, Outro) e a data pretendida.
3. Descreva o que precisa, anexe fotografias se ajudar, e clique em «Enviar Pedido».
4. Acompanhe o estado no quadro: Recebido → Em Progresso → A Aguardar → Resolvido. Se já não precisar, use «Pedir Cancelamento».

Do lado de quem trata (RH)

Os pedidos de toda a empresa aparecem em Funcionários → Pedidos → Gestão de Pedidos. O responsável arrasta o cartão entre colunas, responde no pedido e decide com «Aprovar» ou «Recusar»; o funcionário é avisado. Nas categorias Férias e Ausências, aprovar cria logo a ausência no calendário.

5 Despesas

Gasóleo, portagens, uma ferramenta comprada à pressa: o funcionário submete a despesa com a foto do recibo e acompanha o reembolso.

Submeter uma despesa

1. Abra Despesas (no telemóvel ou no computador) e clique em «Novo».
2. Escreva a descrição, confirme a data e o valor, e fotografe ou anexe o recibo no separador Documento.
3. Clique em «Submeter Despesa». O RH é avisado.
4. Acompanhe o estado: Submetida → Aprovada → Reembolsada (ou Recusada, com a razão).

IBAN validado

O reembolso é feito para o IBAN da ficha do funcionário. Quem altera o IBAN em O Meu Perfil deixa-o pendente até o RH o validar — a ficha mostra o IBAN novo e o comprovativo lado a lado até à confirmação.

6 O Meu Perfil e a sua conta

O Meu Perfil, na aplicação Configurações, é a sua ficha: quem é, como o contactar e os seus documentos. Os botões do topo levam às horas deste mês, às ausências e aos documentos.

• Dados pessoais — pode atualizar sozinho a morada, o telemóvel e o contacto de emergência (Informação Pessoal). O resto da ficha (cargo, contrato, obra) é gerido pelo RH.
• IBAN — pode alterá-lo, mas fica pendente até o RH o confirmar (ver secção 5).
• Alterar palavra-passe — no separador Segurança da Conta; introduza a atual e a nova.
• Assinatura — desenhe a sua assinatura uma vez em Preferências; é usada nos documentos internos que lhe pedirem para assinar.
• Notificações — chegam ao balão da barra do topo e por e-mail (e na app, no telemóvel). Clicar numa notificação abre o registo e dá-a por vista.

7 Funcionários

A aplicação Funcionários guarda a ficha de cada colaborador e reúne, no menu lateral, tudo o que o RH trata: pedidos, despesas, presenças e ausências, feedback e relatórios. Não processa salários — isso fica com o seu contabilista.

Criar um funcionário

Em Funcionários → Funcionários clique em «Novo», preencha o nome, o cargo e o departamento e guarde. Para lhe dar acesso à plataforma, crie o utilizador em Configurações → Novo Utilizador (secção 14) — a ficha e o utilizador ficam ligados pelo e-mail.

8 Obras e horas por obra

A aplicação Obras existe para que o ponto, as horas e a segurança fiquem sempre ligados a uma obra. Cada obra tem a sua equipa, as suas fases e o seu diário.

Criar uma obra

1. Em Obras → Obras clique em «Novo».
2. Preencha o nome, o tipo, a morada, as datas previstas, o diretor de obra e o encarregado.
3. Deixe «Imputar Horas do Ponto» ligado para que as picagens dos funcionários contem para esta obra, e defina o raio para picar ponto à volta do estaleiro.
4. Guarde e avance o estado com os botões do topo: Rascunho → Planeamento → Em Curso → Concluída.

Acompanhar a obra

• Fases de Obra — cada obra divide-se em fases (fundações, estrutura, acabamentos…) com datas, responsável e progresso; o progresso da obra vem das fases.
• Diário de Obra — o encarregado regista o dia: trabalhos feitos, tempo, quantos estiveram presentes, ocorrências e equipamento usado.
• Horas Imputadas à Obra — as folhas de horas são geradas automaticamente a partir do ponto, funcionário a funcionário e obra a obra. Nada de folhas de horas em papel.
• Equipa — a obra atual de cada funcionário está na ficha dele; mudar a obra muda para onde vão as horas seguintes.

9 Previsões e orçamentos

Prever a conclusão

1. Na obra, carregue em «Prever a conclusão».
2. Junte fotografias e escreva o que elas não mostram.
3. Carregue em «Analisar as fotografias». A IA estima cada fase e pode corrigir os valores; se ainda não há horas picadas, escreva as horas previstas.
4. Veja a data, o melhor e o pior caso. Junte ou tire pessoas para ver o efeito na data.
5. «Aceitar a data» passa-a para a obra e para os Prazos.

Fazer um orçamento

1. Em Obras → Orçamentos → Novo, descreva o trabalho e responda às perguntas. O que não souber, a IA avalia.
2. Carregue em «Sugerir orçamento».
3. Confirme os preços marcados «Sugerido pela IA».
4. «Imprimir» gera o PDF. «Aceite pelo cliente» passa o valor para a obra.

Pelo Recato

«Quando acaba a obra X?», com fotografias, ou «faz-me um orçamento para…».

10 Prazos

A aplicação Prazos junta numa lista todas as datas que não se podem deixar passar, com aviso antes de acabarem.

O que aparece sozinho

• A conclusão prevista da obra e de cada fase.
• A validade da licença da obra.
• O prazo para correção de uma inspeção de segurança com ações necessárias.
• A data de revisão de um plano de segurança aprovado ou ativo.

Quando a obra é concluída ou cancelada, os prazos dela saem da lista.

Juntar um prazo

1. Clique em «Novo» e escreva o quê (uma viatura, uma máquina, o alvará). Da segunda vez já aparece para escolher.
2. Escreva ou escolha o prazo (Inspeção, Seguro, Revisão ou outro), a data e quem é avisado.
3. A lista mostra primeiro o que acaba primeiro: a laranja o que acaba nos próximos 30 dias, a vermelho o que já passou.
4. Quem é avisado recebe uma notificação 30 dias antes e outra 7 dias antes. Depois da inspeção ou da renovação, mude a data para a próxima: os avisos recomeçam sozinhos.

Clique numa linha para abrir a obra, a fase, a inspeção ou o plano. É lá que se muda a data ou se conclui.

Cronograma

Em Prazos → Cronograma, em Obras → Obras → Cronograma ou no botão «Cronograma» dentro de cada obra, vê as fases de cada obra no tempo. A barra enche com o progresso e fica a vermelho quando a fase passou da data sem estar concluída. Serve só para ver: as datas mudam-se dentro da fase.

Cada pessoa vê as obras que já vê na app Obras. O Administrativo / Escritório vê os prazos escritos à mão.

11 Segurança em obra

Em Obras → Segurança registam-se planos de segurança, inspeções, acidentes e formações de segurança, sempre ligados a uma obra.

12 Formação

Marque ações de formação, publique cursos online e acompanhe as horas de cada funcionário — incluindo as 40 horas anuais obrigatórias.

13 Documentos

A aplicação Documentos organiza os papéis da empresa e de cada funcionário em pastas, com a privacidade certa para cada uma. Arraste ficheiros para a pasta ou use «Novo» para carregar, criar uma folha de cálculo ou pedir uma assinatura.

14 Configurações: utilizadores e subscrição

A aplicação Configurações concentra a gestão da conta da empresa em três menus:

• Visão Geral — quantos utilizadores há por perfil, os lugares da subscrição e as definições da empresa (nome, assistente IA).
• Utilizadores — clique em «Novo Utilizador», indique o nome e o e-mail, escolha o perfil (secção 2) e, para quem está no terreno, a obra. A pessoa recebe um convite por e-mail para definir a palavra-passe. Aqui também se muda o perfil ou se desativa um acesso.
• Subscrição — o plano, os lugares (gestão e obra), os créditos de IA e as faturas. Aceitamos cartão e débito direto SEPA.

O quarto menu, O Meu Perfil, é a ficha de cada um (secção 6): é o único que os outros perfis veem nesta aplicação.

15 Assistente IA

O Recato vive no painel do lado direito — abra-o com o separador «AI» na margem do ecrã. Escreva (ou dite) em português, como se falasse com um colega: ele consulta os dados a que você tem acesso, responde com os registos encontrados e, se pedir, abre o ecrã certo. Também prevê quando acaba uma obra e prepara orçamentos (secção 9).

16 Perguntas frequentes