Política de Privacidade
1. Quem é o responsável pelo tratamento
Forsnaps AI - Soluções Tecnológicas, Unipessoal Lda (NIF 518932494), com sede em Rua da Igreja Nº99, Varziela, 4650-722 Felgueiras, é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos através da plataforma Forsnaps, disponível em forsnaps.com e na aplicação móvel Forsnaps para Android e iOS. Para qualquer questão de proteção de dados escreva para info@forsnaps.com.
Quando uma empresa cliente utiliza o Forsnaps para gerir os seus trabalhadores e obras, é essa empresa a responsável pelo tratamento dos dados dos seus trabalhadores, e a Forsnaps atua como subcontratante, nos termos do contrato de subcontratação celebrado com cada cliente.
2. Que dados tratamos e para quê
| Dados | Finalidade | Fundamento | Conservação |
|---|---|---|---|
| Nome, email, empresa, telefone, país (registo) | Criar e gerir a conta; comunicações de serviço | Execução do contrato | Enquanto a conta existir, mais 12 meses |
| Dados profissionais e de identificação do trabalhador (função, contrato, NIF, número de segurança social, data de nascimento, morada, contacto de emergência, ausências, formação, documentos) | Gestão de recursos humanos da empresa cliente | Execução do contrato entre a empresa e o trabalhador | Enquanto a relação laboral durar, e os prazos legais aplicáveis depois disso |
| Dados bancários do trabalhador (IBAN e comprovativo) | Reembolso de despesas e pagamento de vencimentos pela empresa cliente | Execução do contrato entre a empresa e o trabalhador | Enquanto a relação laboral durar, e os prazos legais aplicáveis depois disso |
| Dados de saúde (ausências por doença e comprovativos médicos, registo de acidentes de trabalho) | Gestão de ausências e de segurança no trabalho pela empresa cliente | Cumprimento de obrigações legais laborais da entidade empregadora | Enquanto a relação laboral durar, e os prazos legais aplicáveis depois disso |
| Localização precisa (GPS) no momento em que o trabalhador pica o ponto na aplicação móvel | Confirmar a presença em obra no registo de assiduidade | Cumprimento de obrigações legais de registo de tempos de trabalho e interesse legítimo da entidade empregadora | Junto do registo de ponto, pelos prazos legais do registo de assiduidade |
| Registos de ponto, horas por obra e fase | Assiduidade, custeio de obra e faturação | Obrigação legal e execução do contrato | 5 anos |
| Ficheiros carregados (documentos, fotografias, comprovativos de despesa) | Prestar o serviço pedido pelo cliente | Execução do contrato | Enquanto a conta existir, ou o prazo definido pelo cliente |
| Conversas com o assistente de IA e ficheiros nelas anexados | Responder aos pedidos feitos ao assistente | Execução do contrato | Prazo definido pelo cliente; por omissão, enquanto a conta existir |
| Gravações de voz (ditado de mensagens ao assistente) | Transcrever a mensagem ditada | Execução do contrato | Não são guardadas: a gravação é transcrita no momento e descartada |
| Caixa de correio ligada ao assistente (emails consultados e preparados a pedido do utilizador, credenciais de acesso) | Ler, pesquisar e preparar emails a pedido do utilizador | Consentimento: a ligação é feita pelo utilizador, que a pode desligar a qualquer momento | Enquanto a caixa estiver ligada; as credenciais ficam cifradas |
| Triagem da caixa de entrada (opcional): remetente, assunto, início do texto e data de chegada dos emails mais recentes; de cada email, um identificador técnico, a categoria («Para hoje», «Pode esperar» ou «Ruído») e um motivo curto escrito pelo assistente | Mostrar primeiro o que precisa de resposta no próprio dia, quando o utilizador liga a triagem e abre a caixa de entrada | Consentimento: a triagem é ligada pelo próprio utilizador, na caixa de entrada, e pode ser desligada a qualquer momento | A classificação, até 30 dias após a chegada de cada email, ou menos, se o utilizador desligar a triagem ou a caixa, ou se a conta for eliminada; o endereço do remetente, o assunto e o texto não são guardados |
| Registos técnicos (endereço IP, data, identificação do dispositivo e do navegador) | Segurança, deteção de abuso e diagnóstico de avarias | Interesse legítimo | 90 dias |
| Dados de faturação | Cobrança e obrigações fiscais | Obrigação legal | 10 anos |
Triagem da caixa de entrada. Vem desligada. Com a triagem ligada, sempre que o utilizador abre a caixa de entrada do assistente, e enquanto a tiver aberta, os emails mais recentes que ainda não foram separados passam primeiro por regras automáticas (listas de correio, respostas automáticas, avisos de devolução, emails já respondidos e, no Outlook, a pasta «Outros»). Só os que as regras não resolvem vão ao modelo de linguagem, que recebe apenas o remetente, o assunto, o início do texto e há quanto tempo cada email chegou. A triagem só lê a caixa de correio: não marca emails como lidos, não os move nem os apaga. Conta para o saldo de IA da empresa. Só o próprio utilizador vê a triagem do seu correio; os colegas e os gestores da empresa não a veem.
3. A localização na aplicação móvel
A aplicação móvel só lê a localização no instante em que o trabalhador carrega no botão para picar o ponto. Não há seguimento contínuo, nem em segundo plano, nem fora desse momento. A permissão é pedida pelo sistema operativo do telemóvel e pode ser recusada ou retirada a qualquer momento nas definições do aparelho.
A coordenada recolhida fica associada ao registo de ponto e é visível para a entidade empregadora, que a usa para confirmar a presença na obra. Se o trabalhador recusar a permissão, o ponto continua a poder ser picado, ficando o registo sem localização. A localização não é usada para publicidade, não é vendida nem partilhada com terceiros, e não é combinada com dados de outras aplicações.
4. Onde ficam os dados
Os dados são alojados e tratados exclusivamente em centros de dados na União Europeia. As respostas do assistente de inteligência artificial, a triagem da caixa de entrada e a transcrição do ditado por voz são feitas por um subcontratante europeu, em servidores na União Europeia, sem retenção dos pedidos depois de respondidos. Não há transferências de dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu.
5. Subcontratantes
Recorremos aos seguintes subcontratantes, todos vinculados por contrato às mesmas obrigações de confidencialidade e segurança:
- Alojamento e cópias de segurança, em centros de dados na União Europeia;
- Inferência de modelos de inteligência artificial e transcrição de voz, em servidores na União Europeia, sem retenção;
- Envio de email transacional;
- Processamento de pagamentos e emissão de faturas.
6. Não treinamos modelos com os seus dados
Os dados da sua conta, as conversas com o assistente e os ficheiros que carrega nunca são utilizados, por nós ou pelos nossos subcontratantes, para treinar, afinar ou avaliar modelos de inteligência artificial.
7. Os seus direitos
Tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição, nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Para os exercer escreva para info@forsnaps.com; respondemos no prazo de um mês. Se os seus dados foram introduzidos pela sua entidade empregadora, encaminhamos o pedido para ela, que é a responsável pelo tratamento. Pode ainda apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados.
Para pedir a eliminação da conta e de todos os dados associados, basta escrever para o mesmo endereço; os passos estão em Eliminar a conta.
8. Segurança
Cifra em trânsito e em repouso, isolamento por cliente (cada empresa tem a sua própria base de dados), autenticação com palavra-passe forte e autenticação de dois fatores opcional, cópias de segurança cifradas na União Europeia, registo de acessos e limitação de tentativas de entrada.
9. Menores
O serviço destina-se a utilização profissional e não é dirigido a menores de 16 anos. Não recolhemos conscientemente dados de menores fora de uma relação laboral legalmente admissível.
10. Cookies
Usamos apenas cookies estritamente necessários ao funcionamento do serviço, como a sessão e a proteção dos formulários. Não usamos cookies de publicidade nem de rastreio de terceiros. As estatísticas de visitas do sítio são recolhidas de forma agregada e sem cookies.
11. Medição da utilização
Medimos a utilização do serviço para perceber em que passo as pessoas deixam de conseguir usá-lo — por exemplo, quantas criam conta, quantas chegam a usar a aplicação e quantas são travadas por um limite nosso. Esta medição abrange o sítio, o registo e também o espaço de cada cliente.
De cada passo registamos apenas o passo em si, o plano, a data e a hora, o país e o tipo de browser (deduzidos do endereço IP e do agente do browser, que não são guardados), e um identificador técnico do espaço que, por si só, não permite identificar o cliente nem o utilizador. Dentro da aplicação registamos ainda que ecrãs são abertos e quando: só a área e o ecrã, nunca o registo que lá está nem quem o abriu. Nunca registamos conteúdos, nomes, endereços de email, números de identificação fiscal nem qualquer texto escrito pelo utilizador. A medição é feita em servidores nossos, na União Europeia, sem serviços de análise de terceiros e sem cookies. O fundamento é o interesse legítimo em manter e melhorar o serviço, e os registos são conservados 12 meses. Pode opor-se pelo contacto indicado no ponto 13.
12. Alterações a esta política
Alterações relevantes são comunicadas por email com 30 dias de antecedência. A versão em vigor está sempre em forsnaps.com/privacidade.
13. Contacto
Forsnaps AI - Soluções Tecnológicas, Unipessoal Lda
Rua da Igreja Nº99, Varziela, 4650-722 Felgueiras
info@forsnaps.com